Pour qu'il soit possible d'envoyer des fax en tout temps à partir de votre logiciel de courriel habituel, le document doit être en format .pdf, l'orthographe du nom du fichier doit respecter certaines règles, le destinataire est le fax-serveur qui transmettra à la machine fax destinataire et le sujet est le numéro de la machine fax destinataire. Rien de compliqué, tout est bien expliqué dans la procédure suivante. :
- Si votre centre de fax est déjà activé, passez directement au #2 de la procédure. Activez le Centre de Fax en cochant la case correspondante et complétez le champ "Acceptez les fax à partir du courriel/domaine" en inscrivant votre adresse courriel à partir de laquelle les fax sont envoyés vers notre système pour qu'ils soient transmis vers la machine fax de votre destinataire. Au final le centre de fax doit être activé et savoir à partir de quelle adresse courriel (la votre) vous allez envoyer les fax qui devront être envoyés aux destinataires machine fax.
- Envoi de fax
- Accéder à votre logiciel d'envoi de courriel habituel
- Dans le champ destinataire, inscrivez
- Dans sujet : inscrivez le numéro de téléphone de la machine de télécopie / fax à laquelle le message doit parvenir : le fomat doit être le suivant 5144001012 sans espace ni tiret et sans le 1 sauf dans le cas d'un numéro 800. Ex: 18005551212 ou 18885551212.
- Joignez en tant que pièce jointe votre document PDF. IMPORTANT: le nom du document ne doit contenir ni espaces, ni caractères accentués ni caractères spéciaux. Nom refusé : mon document 20XX.pdf - nom accepté : mon-document_20XX.pdf
- Envoyez votre courriel.
- Un premier courriel confirmant que votre télécopie adressée à tel numéro a été accepté et vous demandant de cliquer sur le lien présent dans le courriel pour confirmer l'envoi de la télécopie.
Une page de confirmation est ouverte dans votre navigateur web par défaut et qui vous confirme que la télécopie va être envoyée.
Il faut laisser le temps au système de traitement de télécopie de traiter votre document. Exactement comme une véritable machine de télécopie. Plus le document comporte de page plus le traitement est long.
Une fois la télécopie / fax envoyée, une confirmation par courriel vous est envoyé et qui indique le numéro de téléphone et l'heure d'envoi. Vous pouvez conserver ce courriel comme preuve d'envoi, l'imprimer et le classifier.
ECHEC: en cas d'échec d'envoi de la télécopie, un courriel vous est envoyé et un hyperlien invitant à faire de nouveau l'envoi est disponible. Vérifiez le nom de votre document ainsi que le numéro de téléphone de destinataire avant de cliquer sur l'hyperlien.
